Optimisation des Flux Documentaires grâce aux Signatures Digitales
Le client faisait face à des retards importants dans les opérations administratives et RH en raison du traitement manuel des documents : impression, signature, numérisation et archivage. Nous avons déployé DocuSeal afin d’automatiser les workflows de signature, centraliser le suivi documentaire et assurer un traitement sécurisé et conforme dans tous les services.
Client :
Brightwave Logistics
Localisation :
Barcelone, Espagne
Année du Projet :
5 février 2024
Durée :
4 mois
Budget :
38 000 €
Économies Annuelles :
62 000 €
Brightwave Logistics s’appuyait sur des processus papier pour les contrats, dossiers d’onboarding, certifications de conformité et validations opérationnelles. Chaque document impliquait plusieurs étapes manuelles et mobilisait RH, finance, opérations et partenaires externes. Ces workflows engendraient des retards, des erreurs et un manque total de visibilité sur le statut des signatures.
Avec DocuSeal, nous avons automatisé l’ensemble du cycle documentaire : création, distribution, signature et archivage. Les équipes utilisent désormais des modèles sécurisés, des rappels automatiques et un tableau de bord centralisé permettant de suivre les signatures en temps réel. Les intégrations existantes assurent que les documents signés sont archivés et indexés automatiquement pour les audits.
Nous avons également conçu des workflows personnalisés pour l’onboarding, les contrats fournisseurs, les accords clients et les validations internes. Les délais de traitement ont chuté de manière spectaculaire, offrant à l’entreprise une traçabilité digitale complète et sécurisée.
« DocuSeal a transformé notre organisation administrative. Des documents qui prenaient des jours ou des semaines à finaliser sont désormais complétés en quelques heures, avec une transparence totale et zéro manipulation manuelle. »
Les équipes collaborent plus efficacement, les erreurs diminuent et la conformité est nettement renforcée. Les notifications automatiques évitent tout retard et les employés n’ont plus à courir après des signatures ni gérer des archives papier.
Indicateurs Clés de Performance
0+
Documents automatisés chaque année
0%
Réduction du temps de traitement par document
0%
Baisse des erreurs administratives et signatures manquantes
0+
Heures économisées chaque semaine pour les équipes RH et finance
? Foire Aux Questions
01. Quels workflows documentaires peuvent être automatisés ?
On automate l’onboarding, les contrats, les validations, les documents de conformité, les accords fournisseurs et les workflows administratifs internes via les modèles DocuSeal.
02. DocuSeal est-il conforme légalement ?
Oui. Il respecte les normes eIDAS et ESIGN et fournit une piste d’audit sécurisée pour chaque document.
03. Peut-on intégrer DocuSeal avec d’autres outils ?
Absolument. Nous l’intégrons avec vos systèmes de reporting, APIs et dataflows automatiques pour synchroniser les documents signés.
04. Comment l’automatisation améliore-t-elle le traitement documentaire ?
Elle supprime les tâches manuelles, réduit les erreurs et accélère les signatures grâce aux rappels et au suivi en temps réel.
05. Une formation est-elle nécessaire pour les équipes ?
Oui, nous incluons une formation pour créer des modèles, gérer les destinataires, organiser les workflows et suivre l’avancement des signatures.